פירוט המסמכים החשבונאיים
קיימים שתי קבוצות של סוג המסמכים החשבונאיים:
1. מסמכי מכירות
2. מסמכי רכש
מסמכי מכירות הם מסמכים המתעדים את המכירה של מוצר או שירות ללקוחות שלכם.
מסמכי רכש הם מסמכים המתעדים את רכישת מוצר או שירות מספק שנותן לכם שירות.
בכל אחת מקטגוריות המסמכים האמורות, ישנם:
- מסמכים חשבונאיים, אשר הפקתם נחוצה לצורך דיווח לרשות המיסים ולצורך רישום נתוני הנה"ח בעסק.
- מסמכים פנימיים של העסק, בעלי היררכיה נמוכה יותר, שאינם לצורך דיווח לרשויות ו/או רישום בהנה"ח.
- מסמכים אשר הפקתם משפיעה על השינויים במלאי העסק.
מסמכי מכירות ומסמכי רכש חשובים הן לעסקים והן ללקוחות.
הם נועדו לתיעוד העסקה עבור בית העסק ועבור הלקוח, על מנת למנוע אי הבנות או מחלוקות עתידיים. כמו כן, מהווים אסמכתאות לדיווח ותחשיב המס מול הרשויות.
פירוט מסמכי המכירות:
. הצעת מחיר – מסמך המציע למכירה מוצר או שירות, הכולל כמות ומחיר. לאחר שהלקוח מאשר את ההצעה ניתן להוציא לו מסמכים מחייבים. הצעת מחיר הינה מסמך פנימי בעסק, ללא רישום או דיווח וללא השפעה על תנועת המלאי.
2. הזמנת לקוח – מסמך המפרט ומאפיין את צרכי הלקוח, במסגרת העסקה, לצורך הכנת המוצר ללקוח. הוא כולל כמות ומחיר. בית העסק מוודא שכמות המוצר הנדרשת קיימת במלאי ובהתאם לכך, ניתן להוציא ללקוח מסמכים מחייבים. ההזמנה הינה מסמך פנימי בעסק, ללא רישום או דיווח וללא השפעה על תנועת המלאי.
3. תעודת משלוח – מסמך המפרט את המוצר והכמות הנשלחת אל הלקוח, במסגרת העסקה. אין חובה לציין את מחיר המוצר, אם כי ניתן לעשות כן. תעודת משלוח הינה מסמך בעל השפעה על השינויים במלאי העסק (גריעה מהמלאי), הוא משמש כאסמכתא לביקורת של רשויות המס, אך ללא רישום או דיווח.
4. תעודת החזר – למעשה, היא תעודת משלוח, בעלת אותם מאפיינים, אם כי אסמכתא להחזר סחורה ע"י הלקוח (החזרה למלאי).
5. חשבונית עסקה – מסמך המפרט את פרטי העסקה ללקוח, בטרם ביצוע העסקה. חשבונית עסקה אינה נרשמת בספרי העסק, אינה מדווחת לרשויות ולא משפיעה על שינויים במלאי העסק.
6. חשבונית מס – חשבונית מס הינה מסמך מחייב (אסמכתא לסגירת עסקה), נרשם בספרי העסק, מדווח לרשויות ומשפיע על השינויים במלאי העסק. חשבונית מס מציגה את פרטי העסקה ללקוח, כולל מע"מ.
7. חשבונית זיכוי – למעשה, מסמך בעל אותם מאפיינים, אם כי אסמכתא לביטול העסקה (או חלק ממנה), החזר סחורה ע"י הלקוח (החזרה למלאי).
8. קבלה – מסמך לתיעוד תשלום הלקוח בגין העסקה, המפרט את אופן התשלום (מזומן, המחאה, העברה בנקאית, אשראי וכו'). בית העסק מחויב להפיק קבלה ללקוח המשלם. קבלה משמשת כאסמכתא לביקורת של רשויות המס, נרשמת בספרי העסק, ללא השפעה על השינויים במלאי העסק.
9. החזר תקבול – למעשה, מסמך בעל אותם מאפיינים, אם כי אסמכתא להחזר התקבול (או חלק ממנו) ללקוח.
10. חשבונית מס/קבלה – מסמך משולב של חשבונית מס וקבלה, גם יחד. המסמך מופק בדר"כ כאשר הלקוח משלם באותו מעמד של ביצוע העסקה (כאשר אין הפרש של פרק זמן בין החיוב לתשלום).
11. דרישת תשלום – מסמך המוגש ללקוח כדרישת חוב בגין עסקה שבוצעה, או שירות שניתן. דרישת תשלום אינה נרשמת בספרי העסק, אינה מדווחת לרשויות ולא משפיעה על שינויים במלאי העסק.
12. תרומה – מסמך מסוג קבלה לשימוש בעמותות ובמלכ"רים אחרים, לצורך לתיעוד תרומה של התורם. במסמך מפורט אופן התשלום (מזומן, המחאה, העברה בנקאית, אשראי וכו'). על גבי המסמך יצוין אם התרומה מוכרת לצרכי מס, רק אם ניתנה למוסד ציבורי שקיבל אישור לפי סעיף 46 לפקודת המס.
13. החזר תרומה – מסמך המבטל את רישום התרומה לצורך החזר הכסף לתורם.
14. בקשת תרומה/קבלת תרומה – מסמך לשימוש בעמותות ובמלכ"רים אחרים, המשלב תיעוד מקביל של הכנסה בגין התרומה וכן תשלום התרומה ע"י התורם. במסמך מפורטים ייעוד התרומה ואופן התשלום (מזומן, המחאה, העברה בנקאית, אשראי וכו'). על גבי המסמך יצוין אם התרומה מוכרת לצרכי מס, רק אם ניתנה למוסד ציבורי שקיבל אישור לפי סעיף 46 לפקודת המס. המסמך נרשם בספרי המוסד.
15. בקשת תרומה – מסמך לשימוש בעמותות ובמלכ"רים אחרים, המתעד הכנסה בגין התרומה, ללא ציון או רישום של קבלת התרומה ואמצעי התשלום.
16. ביטול בקשת תרומה – מסמך המבטל את רישום בקשת התרומה / הכנסה בגין התרומה.
פירוט מסמכי רכש:
1. הזמנה לספק – מסמך המפרט ומאפיין את צרכי בית העסק, במסגרת העסקה, לצורך הכנת המוצר ע"י הספק לבית העסק. הוא כולל כמות ומחיר. הספק מוודא שכמות המוצר הנדרשת קיימת במלאי שלו ובהתאם לכך, ניתן להוציא לבית העסק מסמכים מחייבים. ההזמנה הינה מסמך פנימי לצורך תיעוד בעסק, ללא רישום או דיווח וללא השפעה על תנועת המלאי.
2. תעודת משלוח ספק – מהווה תיעוד למסמך המתקבל מהספק, המפרט את המוצר והכמות הנשלחת אל בית העסק, במסגרת העסקה. תעודת משלוח ספק הינה בעלת השפעה על השינויים במלאי העסק (תוספת למלאי), אך ללא רישום או דיווח.
3. חשבונית עסקה ספק – מהווה תיעוד למסמך המתקבל מהספק, המפרט את פרטי העסקה לבית העסק, בטרם ביצוע העסקה. חשבונית עסקה ספק אינה נרשמת בספרי העסק, אינה מדווחת לרשויות ולא משפיעה על שינויים במלאי העסק.
4. חשבונית ספק – מהווה תיעוד לחשבונית מס המתקבלת מהספק. נרשם בספרי העסק, מדווח לרשויות ומשפיע על השינויים במלאי העסק. חשבונית ספק מציגה את פרטי העסקה לבית העסק, כולל מע"מ.
5. חשבונית זיכוי מספק – תיעוד למסמך בעל אותם מאפיינים, אם כי אסמכתא לביטול העסקה (או חלק ממנה), החזר הסחורה לספק ע"י בית העסק (גריעה מהמלאי).
6. אישור תשלום – תיעוד למסמך קבלה מהספק, המפרט את תשלום בית העסק בגין העסקה, ואופן התשלום (מזומן, המחאה, העברה בנקאית, אשראי וכו'). נרשם בספרי העסק, ללא השפעה על השינויים במלאי העסק.
7. חשבונית עצמית – מסמך המופק ע"י בית העסק, כאסמכתא של חשבונית מס לביצוע עסקה עם ספק פרטי, אשר אינו מוגדר ברשות המיסים כ"עוסק מורשה" (אינו רשאי להוציא חשבונית מס) והכנסתו העיקרית היא ממשכורת, או במקרים המפורטים בתקנה 6א לתקנות מע”מ. חשבונית עצמית נשארת בבית העסק, מדווחת לרשויות המס, משפיעה על השינויים במלאי העסק ונרשמת כהוצאה בספרי העסק.
מדריך מסמכים חשבונאיים
האם המאמר עזר לך?
0 / 0