ייבוא נתונים מ-Excel

מהו ייבוא מקובץ?

ייבוא מקובץ – הינו יבוא נתונים מקובץ חיצוני אל תוך מערכת הזברה.
זה מאפשר לכם להוסיף נתונים חדשים לZebra, או לעדכן כרטיסים שכבר קיימים במערכת.

באיזה פורמט הקובץ צריך להיות?

הקובץ צריך להיות קובץ בפורמט csv בלבד.
אם יש לך קובץ אקסל – המר אותו לפורמט זה על ידי לחיצה על 'שמירה בשם' ובחירת הפורמט
'CSV (Comma delimited) *.csv'.

כיצד מעלים את הקובץ?

1. בחירת סוג הכרטיס וסוג הפעולה

נכנסים לתחזוקת מערכת >> ייבוא מקובץ

בשלב זה תוכלו להגדיר איזו קבוצת כרטיסים ברצונכם לעדכן, ואיזו פעולה לבצע.

קיימות ארבע אפשרויות פעולה:

1. הוספת כרטיסים חדשים
כל שורה בקובץ תוסיף למערכת כרטיס חדש עם הנתונים המופיעים בה.

2. הוספת כרטיסים חדשים – בתנאי שהם עדיין לא קיימים כבר במערכת
אפשרות זו דומה לראשונה, אבל בודקת כפילויות – כלומר, אם הכרטיס כבר קיים במערכת, לא יתווסף כרטיס חדש.
שימו לב, שבאופציה הזאת צריך להגדיר גם כן לפי איזה פרמטר המערכת תבדוק ייחודיות של הכרטיס – כלומר, להגדיר שדה לזיהוי. מומלץ להשתמש בשדות חד-ערכיים, כמו מספר ת.ז. או כתובת מייל, וכדו', ולא בשדות של טקסט חופשי (כמו שם הלקוח, למשל).

לדוגמה, אם בקובץ ארבע עמודות: שם פרטי, משפחה, עיר וטלפון, תוכל להגדיר שטלפון הוא העמודה שתשמש לזיהוי הכרטיס. לפני להוסיף את הכרטיס, המערכת תבדוק אם יש כבר כרטיס עם מספר טלפון כזה. אם יש – הכרטיס לא יתווסף.

ניתן לבחור יותר מעמודה אחת לזיהוי.

שימו לב שבמקרה כזה באפשרותכם להגדיר את היחס של הזיהוי ל"גם וגם" או "או/או". למשל, אם אתם בוחרים עמודות של מייל וטלפון כעמודות לזיהוי, והן נמצאות ביחס של "או/או" – משמעות היא שאם המערכת מזהה לפחות אחד מהפרמטרים האלה, היא לא תוסיף כרטיס חדש.

לעומת זאת, אם היחס הוא "גם וגם" – התנאי צריך להתקיים בשתי העמודות יחד. רק אם המערכת מזהה שיש כרטיס עם אותו מספר טלפון ואותו מייל – היא לא תוסיף כרטיס חדש לdata, אבל אם טלפון לבד או מייל לבד קיימים – כרטיס חדש יווצר.

הסבר על אופן ההגדרה – בהמשך.

3. עדכון כרטיסים קיימים
בפעולה זו צריך להגדיר איזו עמודה (או מספר עמודות) תשמש לזיהוי הכרטיס במערכת.
למשל בדוגמא שלנו – נגדיר שמספר טלפון ומייל ישמשו לזיהוי הכרטיס.

בכל שורה המערכת תחפש כרטיס שיש לו טלפון ומייל כאלו – אם נמצא כזה, וכן נמצא רק כרטיס אחד כזה –
המערכת תעדכן את הנתונים האחרים שבאותו כרטיס. כלומר תעדכן לו את השם ואת העיר, לפי הערכים המופיעים בשורה זו.

בפעולה מסוג זה – עמודות הזיהוי, למשל בדוגמא שלנו טלפון ומייל, לא ישמשו לעדכון כלל אלא לזיהוי בלבד.
ניתן כמובן להוסיף עמודה בקובץ שתכיל את מספר הכרטיס במערכת, ואז עמודה זו יכולה לשמש לבדה לזיהוי של הכרטיס.

4. עדכון כרטיסים קיימים, אם לא נמצא כרטיס תואם – יתווסף כרטיס חדש
אפשרות זו זהה לאפשרות הקודמת, למעט במצב שהמערכת לא מוצאת כרטיס תואם לשורה מסוימת.
באפשרות הקודמת – המערכת תעבור לשורה הבאה בלי לעשות דבר.
באפשרות זו – המערכת תוסיף כרטיס חדש למערכת.
גם הערכים שבעמודות של טלפון ומייל שהוגדרו לזיהוי הכרטיס – גם הם כמובן יישמרו בנתוני הכרטיס החדש.

2. הגדרת כרטיס משנה או מודול לעדכון

בשלב הבא ניתן להגדיר האם בייבוא נתונים אנחנו נרצה לעדכן גם כרטיס משנה או מודול ידני שקיים בסוג כרטיס הנבחר.

1. כרטיס משנה – במידע וקיים כרטיס משנה בסוג הכרטיס שנבחר בשלב הראשון, ניתן לייבא נתונים גם אליו. למשל, בייבוא נתונים של לקוחות עסקיים (חברות, משרדים) שלכם, אתם רוצים לעדכן גם פרטי אנשי הקשר של כל חברה. אם 'לקוחות עסקיים' במערכת שלכם הוא כרטיס-אב, ו'אנשי קשר' הוא תת-כרטיס, תוכלו לעדכן את שניהם יחד בייבוא מקובץ.

2. מודול ידני – ייבוא מקובץ Excel מאפשר לכם לייבוא מידע לא רק לתוך השדות בצד ימין של הכרטיס או לעדכן מיקודים וסטטוסים, אלא לייבא נתונים גם לתוך השדות של מודולים ידניים, במידה וקיימים בכרטיס.

3. בחירת קובץ לייבוא

אחרי שסיימתם להגדיר את כל הפרמטרים, אתם יכולים ללוץ על 'בחר קובץ' כדי שהמערכת תראה תצוגה מקדימה.

חוץ מהפורמט של הקובץ, חשוב לשים לב שהאקסל עצמו יהיה מסודר – לא מומלץ להעלות קובץ עם עמודות ריקות או מיותרות, עם שורות ריקות או לא רלוונטיות. בהמשך כל עמודה של Excel תשוייך לשדה או למיקוד בכרטיס במערכת, לכן צריך לשים לב שמספר העמודות תואם את מספר וסוג השדות / מיקודים.

השורה הראשונה בקובץ תשמש את המערכת למתן שמות לעמודות בתצוגה המקדימה.

כאשר הקובץ נבחר, תוכלו לראות את השם שלו מופיע – וללחוץ על 'שלח' כדי לראות את התצוגה המקדימה.

4. שיוך העמודות

בשלב זה עליכם לשייך כל עמודה לשדה או למיקוד הרלוונטי.

במידה ובאחד השלבים הקודמים סימנתם שברצונכם לייבא נתונים גם לכרטיס משנה, תוכלו לבחור כאן האם העמודה מסויימת שייכת לכרטיס-אב או לתת-כרטיס.

באפשרותכם לבחור מתוך הרשימה של השדות ומידוקים הקיימים בכרטיס לאיזה מהם לשייך את העמודה. במידה ובחרתם באפשרות עדכון של מודול ידני – האופציה הזאת תופיע גם כן.

במידה ובחרתם באפשרות של עדכון כרטיסים קיימים, או בדיקת כפילות בהוספה של כרטיסים חדשים – תוכלו כרגע להגדיר שדה / שדות לזיהוי.

השדות לזיהי יהיו מסומנים בצבע צהוב, לעומת שאר השדות ומיקודים המסומנים בירוק.

אם הגדרתם יותר משדה אחד לזיהוי, תוכלו כעת לשנות את היחס – "או/או" או "גם וגם".

לאחר סיום הגדרת העמודות – תוכל ללחוץ לתחילת ביצוע הפעולה – 'שלח'.


התהליך יעבור על כל שורות הקובץ וייבצע את הפעולה היכן שאפשר. במידה ויתגלו שגיאות בערכים מסוימים בשורות כל שהם – העדכון לא יתבצע.

בסיום התהליך מוצג דוח מפורט של הפעולות שנעשו ושל השורות שהתגלו בהם שגיאות. תוכלו לראות את דיווח התוצאות, ללחוץ על כל נתון, ולראות את הפירוט.

מהם תבניות?

כיון שהגדרת העמודות לשדות המתאימים עלולה לקחת זמן, במיוחד אם מדובר בהרבה עמודות ובהעלאה של קובץ באותו מבנה שיקרה גם בהמשך – הוספנו אפשרות שמירה של ההגדרות בתבנית.
לאחר הגדרת השדות – תוכל ללחוץ לשמירה של התבנית.

בפעם הבאה שתעלו קובץ שבנוי מאותן עמודות – תוכלו פשוט לטעון את התבנית ששמרתם, במקום להגדיר הכל מחדש.

מספר נקודות נוספות

'חובה למלא' – כאשר אתם משייכים עמודה מסוימת לשדה מסוים, באפשרותכם להגדיר כי חובה למלא שדה זה.
כלומר אם תהיה שורה שבה יהיה ערך ריק בעמודה זו – תיווצר שגיאה והעדכון (של כל השורה) או הוספת הכרטיס לא יתבצעו.
כמובן שבסוף התהליך יהיה דוח מפורט של כל אותם שורות שלא עודכנו בגלל סיבה זו.

'בדוק ייחודיות' – כאשר אתם משייכים עמודה מסוימת לשדה מסוים, באפשרותכם להגדיר למערכת שתבדוק את ייחודיות הערך לפני שהיא מעדכנת אותו.
המערכת תבדוק אם יש כבר כרטיס (מאותו סוג כרטיס) שמכיל ערך זה בשדה זה.
אם יש כבר כרטיס כזה – תיווצר שגיאה והעדכון (של כל השורה) או הוספת הכרטיס לא יתבצעו.
כמובן שבסוף התהליך יהיה דוח מפורט של כל אותם שורות שלא עודכנו בגלל סיבה זו.

'בחירת שדה שאינו מופיע בסוג כרטיס זה' – עם האופציה הזאת באפשרותכם לשייך את העמודה לשדה שלא בשימוש בכרטיס מסוג זה, אבל קיים במערכת. אם בחרתם אחד מהשדות של הרשימה, השדה יופיע על המסך בצבע אדום. צבע זה הוא כדי להבליט שהשדה כרגע לא בשימוש בסוג כרטיס זה.

מיד עם תחילת תהליך העדכון או הוספת הכרטיסים – יוספו השדות האלו בצורה אוטומטית לשימוש בסוג כרטיס זה.

'הגדר שדה חדש' – בדומה לאופציה הקודמת, ניתן ליצור שדה חדש שלא קיים בכרטיס מסוג זה, אבל גם לא קיים במערכת. גם במקרה הזה השדה ייתווסף באופן אוטומטי לכל הכרטיסים מאותו סוג.

האם המאמר עזר לך?

2 / 0