ייצוא לחשבשבת

הסבר לשימוש בפקודות יומן כולל ייצוא לחשבשבת

רקע: מערכת הזברה היא מערכת לניהול לקוחות, המאפשרת גם תמיכה במודול הנהלת חשבונות, גרסה ראשונית היא הפקודות יומן במערכת שהם בסיס להנהלת חשבונות, ניתן לבצע פקודות ידניות ופקודות אוטומטיות ממסמכי המערכת, בכדי לעבוד נכון, רצוי לעבור על השלבים הבאים לפני תחילת עבודה שוטפת.

שלב 1 – פנים ארגוני -> ניהול עובדים ->הרשאת הנהלת חשבונות
Internal ->Employees ->Bookkeeping permission

מקובל להגדיר את מודול הנהלת חשבונות ל 1-3 עובדים, ולא שימושי לכלל העובדים במערכת, יוזר בהרשאת אדמין מורשה לפתוח מודול זה לעובדים הנבחרים בחברה, על ידי סימון צ'ק בוקס הרשאת הנהלת חשבונות, וכל שאר העובדים לא יחולו בשינוי במערכת, אך פעולות סטנדרטיות כמו יצירת חשבונית, יגרמו לשינויים שרק מנהלי חשבונות יצפו בהם.

שלב 2 – הנהלת חשבונות -> קבוצות כרטיסים
Bookkeeping->Bookkeeping cards

במסך זה ישנם 3 טאבים:
הגדרות–ישנם הרבה קבוצות כרטיסים שימושיים בהנהלת חשבונות כמו מע"מ, קופות, בנקים ועוד…, ניתן להוריד קבוצות לא שימושיות לכל מערכת על ידי לחיצה על הקבוצה הרצויה.
תצוגת כרטיסים– מסך זה מאפשר לצפות ולחפש בצורה קלה ומהירה בכרטיסי המערכת, כולל אפשרות להוסיף כרטיס חדש לקבוצה, לערוך פרטי הכרטיס ולצפות בכרטסת של הכרטיס.
שיוך כרטיסים–במערכת הזברה ישנם הרבה סוגי כרטיסים, להנהלת חשבונות אין צורך בחלוקה הזאת, על כן ניתן לשייך כל סוג כרטיס, לקבוצה בהנהלת חשבונות, עם אפשרות של שיוך רבים לרבים לדוגמא לקוחות עסקיים ולקוחות פרטיים, ניתן לשייך אותם לאותו קבוצה לקוחות או לקוחות חו"ל.

שלב 3 – הנהלת חשבונות -> פקודות יומן
Bookkeeping->Journal entries

פקודות ידניות – ניתן לבצע פקודות יומן ידניות דרך כפתור הוסף פקודת יומן שנמצא בכותרת המערכת, וכן בקישור ממסך זה, יש להזין את הפרמטרים הדרושים וללחוץ על הוסף פקודה, ניתן לסגור מנה קבועה, או זמנית להמשך עבודה במועד מאוחר יותר.
פקודות אוטומטיות– פקודות אוטומטיות נוצרות דרך מסמכי המערכת, במודול ניהול חשבון שבכרטיס לקוח, כאשר הסוג כרטיס שויך לקבוצת כרטיסי הנהלת חשבונות, כמו כן ניתן להגדיר עבור כל מוצר לאיזה כרטיס הוצאות / הכנסות ישפיע ביצירת מסמך לספקים / לקוחות בהתאמה, יש לשים לב לסוג המע"מ בכרטיסים, ההגדרה עבור כל מוצר תבוצע במחירון המוצרים של המערכת. כמו כן ניתן לערוך פקודות עם אפשרות של תצוגה בשינויים שבוצעו וכן לבצע סטורנו על הפקודות במנה.

שלב 4 – הנהלת חשבונות -> הסבת נתונים -> ייצוא לחשבשבת
Bookkeeping->Data conversion ->Export Hashavshevet

­­­ניתן לייצא כרטיסים ופקודות יומן מהמערכת לקבצים בפורמט חשבשבת. כדי לייצא קבצים תקינים ומאוזנים, יש להגדיר הגדרות תאימות בין הזברה לחשבשבת.
ייצוא תנועות יומן–לפני בצוע ייצוא ראשוני יש לעבור לקישור הגדרות ולהתאים בין:
•סוגי התנועה במערכות – סוגי התנועה שונים בין המערכות וכן בכל מערכת ניתן להגדיר סוגי תנועה אחרים, על כן יש לבחור את סוג התנועה ולהזין בחלק הנגדי את קוד סוג התנועה בחשבשבת,לדוגמא 'חשבונית לקוח' להזין 'חל'.
•טבלת מטבעות במערכות – סימון המטבעות שונים בין המערכות וכדי לייצא פקודות מט"ח באופן תקין, יש לבחור את המטבע הרצוי ובערך הנגדי להזין את הסימון בחשבשבת.
•מספר ספרות לקוד זיהוי כרטיס – יש להזין את מספר הספרות לאינדקס כרטיסים שהוגדר בחשבשבת, לצורך זיהוי נכון של הכרטיסים.
•שיטת הזיהוי לכרטיס – לכל כרטיס במערכת יש שדה קוד זיהוי בחשבשבת, בו יש להזין את מספר הכרטיס בחשבשבת והזיהוי מתבצע על ידי ערך זה, או אפשרי לבחור בשיטת זיהוי של הכרטיסים בזברה ואז על כל כרטיס יפתח כרטיס בחשבשבת עם קוד זיהוי השווה למספר כרטיס בזברה.

לאחר שביצענו את ההגדרות באופן תקין, ניתן לבחור את התאריכים הרצויים ובלחיצה על ייצא, מתקבל קובץ בשם movein_dd_mm_yy.dat, לצורך העלאה לחשבשבת יש לשמור את הקובץ בנתיב הרצוי בשם movein.dat, חשוב לזכור כי לא ניתן לבצע ייצוא פקודות על פקודות שיוצאו בעבר.

ייצוא כרטיסים– ניתן גם לייצא כרטיסים לחשבשבת הכולל את הערכים והשדות של הכרטיסים, לצורך כך יש להתאים בין קבוצות הכרטיסים בזברה לקודי מיון בחשבשבת, על מנת ליצור את הכרטיס בקבוצה המתאימה לו. לאחר שהגדרנו ניתן לבחור את התאריכים הרצויים ובלחיצה על ייצא מתקבלים 2 קבצים: heshin_dd_mm_yy.prm , heshin_dd_mm_yy.dat קובץ פרמטרים וקובץ נתונים, יש לשמור אותם בנתיב הרצוי, בשמות heshin.prm , heshin.dat.

יהודה פולק כתב 76 מאמרים